Đề cương ôn tập Tin học 10 - Chuyên đề: Một số chức năng nâng cao tròng Microsoft word 2019

Nội dung tài liệu: Đề cương ôn tập Tin học 10 - Chuyên đề: Một số chức năng nâng cao tròng Microsoft word 2019

1. 1 MỘT SỐ CHỨC NĂNG NÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD 2019 1. Trộn văn bản Đây là một chức năng trong Word hỗ trợ người dùng phải thường xuyên thiết kế các biểu mẫu (thư mời, thư ngỏ, phiếu thông báo, quảng cáo ) và phải in ấn hoặc gửi email cho rất nhiều khách hàng, các mẫu này đa phần là giống nhau toàn bộ về hình thức trình bày cũng như nội dung, chỉ khác nhau chút ít về thông tin khách hàng. Danh sách khách hàng đã có sẵn và được thu thập từ lâu. Do đó, chỉ cần thiết kế một lần biểu mẫu và có thể được nhân bản ra rất nhiều các biểu mẫu khác tương ứng với thông tin của khách hàng một cách chính xác và nhanh gọn. 1.1. Thiết lập chức năng trộn văn bản Để tiến hành làm chức năng trộn thì ta phải có: Biểu mẫu và danh sách (dùng để đổ thông tin vào biểu mẫu khi trộn). Như vậy ta thiết kế biểu mẫu trước (Giấy mời họp PHHS, thông báo, ) để đáp ứng nhu cầu sử dụng sau đó dùng chức năng trộn văn bản để nhân bản các biểu mẫu này ra theo đúng với số lượng và thông tin trong danh sách. Do đó, người dùng cần phải có có 2 tập tin độc lập là biểu mẫu và danh sách ➢ Ví dụ ta cần làm một là Giấy mời họp Phụ huynh học sinh như sau (lưu với tên Mẫu_Giấy mời.docx):
2. 2 ➢ Danh sách Phụ huynh học sinh (có thể lưu trong word, excel hoặc nhập vào trong quá trình trộn thư nhưng nên lưu trong excel) 1.2. Thực hiện chức năng trộn thư Các bước cụ thể để thực hiện chức năng trộn văn bản (danh sách nhập trong quá trình trộn văn bản). Ví dụ sử dụng file bên trên Mẫu_Giấy mời.docx:
3. 3 ➢ Bước 1: Mở file Mẫu_Giấy mời.docx: Vào tab Mailings/ Start Mail Merge/ chọn Letters ➢ Bước 2: Vào Select Recipients/ Use an Existing List
4. 4 ➢ Vào Select Recipients/ chọn Type New List - Xuất hiện giao diện Select Data Source, chọn file DS_PHHS rồi Click vào Open
5. 5 - Tiếp theo, đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, Click vào Insert Merge Filed và chọn trường muốn hiển thị ➢ Bước 3: Xem trước kết quả, chọn Preview Results:
6. 6 Để di chuyển qua lại giữa các nhân bản của biểu mẫu, ta bấm vào các biểu tượng kế bên nút PreView Results: ➢ Bước 4: Kết thúc quá trình trộn thư, trong tab Mailings ta chọn nút Finish & Merge: Lựa chọn Edit Individual Documents : Xuất các biểu mẫu ra 1 file, tên mặc định là Letters1.
7. 7 All: Trộn toàn bộ danh sách Current record: Trộn dòng dữ liệu hiện tại đang xem From To: Trộn danh sách từ vị trí X đến Y (ví dụ From: 1 To: 2): Lựa chọn Print Documents : Dùng để in ấn kết quả trộn thư ra giấy trực tiếp trong quá trình trộn thư - All: In toàn bộ danh sách trộn thư. - Current record: In dòng dữ liệu hiện tại đang xem (ở bước 5). - From To : In danh sách trộn từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4) Lựa chọn Send E-Mail Messages : Gửi thông tin trộn thư qua email
8. 8 2. Tạo mục lục tự động Mục lục là danh sách các chỉ mục có trong văn bản, giúp cho việc tra cứu tài liệu trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Trong Word cho phép người dùng tiến hành tạo mục lục một cách tự động tự động (bảng chỉ mục tự động). Tạo tự động tức là Word sẽ tự quét tất cả các chỉ mục có trong văn bản và đưa ra danh sách chỉ mục này mà người dùng không cần soạn thảo bằng tay. Ngoài ra khi tạo mục lục tự động thì các chỉ mục sẽ được cập nhật nếu như có những thay đổi từ người dùng về nội dung chỉ mục, số trang mà chỉ mục đó xuất hiện chỉ bằng một thao tác bấm chuột. Vị trí của mục lục thường nằm ở đầu hoặc cuối văn bản, tùy nhu cầu của người dùng mà xác định vị trí, đồng thời mục lục sẽ nằm trên một trang mới, riêng biệt. Bước 1: Định dạng chèn Style vào các chỉ mục cần tạo mục lục theo thứ tự Heading 1, Heading 2, Heading 3, từ lớn đến nhỏ. Ví dụ: Chỉ định Phần B. Giải quyết vấn đề là Heading 1 I. Thực trạng . là Heading 2 1. Ưu điểm là Heading 3 2. Hạn chế và nguyên nhân hạn chế là Heading 3 2.1. Giáo viên là Heading 4
9. 9 Lưu ý: Ta có thể điều chỉnh các Style có sẵn cho phù hợp với văn bản của mình bằng cách Click chuột phải vào Style rồi chọn Modify Sau đó thực hiện định dạng trong mục Formatting hoặc Format
10. 10 Bước 2: Đặt con trỏ văn bản ở vị trí cần chèn Mục lục, vào tab References/ chọn Table of Contens: - Click Automatic Table để tự động tạo nhanh mục lục - Hoặc Click Manual Table để thiết lập thủ công - Ngoài ra click vào Custom Table of Contents...để tùy chỉnh chi tiết mục lục nhé - Show page numbers: Hiện số trang - Right align page numbers: Căn lề bên phải số trang - Use hyperlinks of page numbers: Sử dụng siêu liên kết số trang - Tab leader: Kiểu khoảng trống từ heading tới điểm kết thúc - Print Preview: Xem trước mục lục khi in - Web preview: Cho phép ta xem trước mục lục khi xuất bản lên Web - Chọn kiểu Formats (định dạng) mục lục phù hợp với nhu cầu. Ví dụ: Classic (Cổ điển), Simple (Đơn giản)...
11. 11 Click vào OK để hoàn thành mục lục: Lưu ý: Trong quá trình soạn thảo, có thể ta sẽ thay đổi những tiêu đề chính và phụ, các bạn hãy thực hiện theo thao tác đơn giản bên dưới để cập nhật mục lục của mình nhé: Đặt con trỏ vào phần mục lục, Click vào Update Table : • Update page number only: Chỉ cập nhật lại số trang • Update entire table: Cập nhật cả tiêu đề của mục lục • Click OK
12. 12 3. Các bài tập hệ thống kiến thức 3.1. Bài tập 1 Soạn thảo văn bản: Sử dụng Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13pt, căn đều lề 2 bên, giãn dòng cho đoạn văn và hiệu ứng Text Effects để trình bày như mẫu sau:
13. 13 3.2. Bài tập 2 Dùng chức năng Bullets and Numbering, Border and Shading để định dạng đoạn văn bản sau: 3.3. Bài tập 3 Sử dụng định dạng Tab kết hợp với Bullet and Numbering, WordArt để soạn thảo mẫu văn bản sau:
14. 14 3.4. Bài tập 4 Sử dụng các kỹ thuật chia cột Column, tạo chữ nghệ thuật WordArt, tạo chữ cái đầu dòng DropCap và chèn, định dạng hình ảnh Picture để soạn thảo văn bản theo mẫu sau: 3.5. Bài tập 5 Chèn bảng và sử dụng các kỹ thuật định dạng ký tự, chữ nghệ thuật để trình bày văn bản sau: 3.6. Bài tập 6: Soạn thảo các công thức toán học sau:
15. 15 3.7. Bài tập 7 1. Tạo nguồn dữ liệu chứa trong 1 bảng và lưu tập tin tên DanhSach.docx 2. Tạo mẫu PhieuDiem.docx đê thông báo điểm Yêu cầu: Thực hiện chức năng trộn thư để import dữ liệu vào phiếu thông báo.
16. 16 3.8. Bài tập 8 Hãy tạo mục lục tự động theo mẫu sau: